重量级的专业人士社群平台LinkedIn领英有篇报导指出 ,在家工作将会是未来职场上的大趋势.那么有哪些APP可以协助你在家里完成更多的任务呢?
现今利用网络在家斜杠赚钱的人越来越多, 除了原来的SOHO族和自由工作者之外, 多重职涯的斜杠青年和传统上班族也开始有机会在家里远距工作.
选择在家中工作, 除了不需要花时间通勤上下班之外, 作息时段也可以自由调整, 不但工作起来轻松自在, 同时家里的舒适环境也常常能够带来更好的工作效率.
这时候, 如果能够再配合上一些增进效率的APP, 往往会让任务事半功倍, 快速达到既定的目标.
所以我们则将重点放在提升工作效率的热门APP上面, 希望透过这些实用的网络工具带来更多的成效与收益.
时间管理工具
在家工作虽然很有弹性, 但是由于缺乏监督, 很容易就自我松懈, 在不知不觉中被一些繁琐的事情浪费掉宝贵的工作时间. 例如中途跑去看YouTube搞笑影片, 用LINE和朋友私讯聊天, 甚至随兴是去睡一个临时小觉等等。
好的时间管理工具可以帮助控制作息时间,让你能够在固定的时段内更专心的处理工作.其中热门的番茄工作法(Pomodoro Technique) ,就是一种不错的时间管理方式,网络上相关的应用APP也不少。
番茄工作法简单的来说就是每工作25分钟就休息5分钟. 透过间歇式的作息安排, 让工作的专注程度能够有效维持在最佳状态. 在实际操作上, 我们可以轻易的借助一些APP计时软体来有效的去执行.
值得推荐的免费番茄工作法APP :
1. 小番茄
如果有Apple iOS的行动装置, Focus Keeper也会是一个很好的选项.
此外,对于Google Chrome浏览器的用户, Marinara Timer有提供一个单纯好用的插件.
工作进度控管
这一类APP可以协助制定明确的任务清单和完成日期,, 并且依照重要性做排列组合. 好处是让你有一个清楚的工作方向, 容易依照进度准时达成任务.
2. Trello
是一个使用方便的专案管理应用软体, 累计的全球用户超过了5千万人. 不管是个人或小型团队, 都能够利用这一个工具来有效控管工作的执行.
Trello最特殊的地方就是以看板(board)上面的卡片(cards)来呈现工作项目,它主要是承袭了日本Toyota丰田汽车所使用的看板(Kanban)工作流程管理方法 .
使用Trello的优点:
- 视觉化的看板设计, 方便工作进度的追踪控管
- 提供简单的拖拉式操作介面
- 有中文化
- 提供多人共同使用环境
- 有许多事先规划好的样本, 可以依照任务的性质直接套用
即时通讯软体
远端在家工作常有机会需要跟客户或工作伙伴做即时的沟通, 一个好的通讯APP除了能够传简讯, 分享资料和做视讯互动之外. 还要具备有效划分群组和使用权限的功能.
同时, 这类工具也需要好的网络安全控管, 可做完善的资料备份, 并且拥有强大的搜寻功能.
说到线上即时沟通工具, 也许大家第一个会想到的就是LINE或FB Messenger, 这一类型的应用软体在日常私人生活中确实是非常好用, 可是如果移到了商业场合, 在功能上就常常显得捉襟见肘, 很难满足工作上的使用需求.
这些缺点像是, 多人视讯会议的功能不足, 对话纪录的保存和搜寻能力不够强大. 更极端的例子是, 如果LINE或FB帐号不小心被停权, 那么整个沟通管道将会停摆. 这些都是在经营网络事业时所不乐意见到的.
现在就来介绍几个适合于商用环境使用的即时通讯软体:
3. Slack
这是一个目前全球用户超过1千万的多功能通讯应用软体.大家耳熟能详的汽车共享服务公司Uber ,就是使用这个软体来做为上万名员工之间的沟通工具.
Slack不但适合大公司使用, 对于在家斜杠的SOHO族来说, 也很适合利用它来和远端的工作伙伴, 合作厂商或外包案主做沟通.
Slack的主要特色:
- 可以依照团队组织, 任务计画区分成多个专属频道( channel ), 并且能够设定频道内讯息的公开分享程度.
- 除了简讯以外, 还提供了线上语音和视讯会议的功能
- 拖拉式操作介面, 不管是文字, 图片或影音的档案都很容易在平台上面分享
- 强大的搜寻功能, 能够快速的找到以前的对话或文件
- 提供萤幕分享功能, 方便远端视讯时的介绍解说
- 能够和许多热门的应用软体(如Google Calendar , Zoom)整合使用,进而挥发更高的工作效率.
4. Skype
这一个免费的即时通讯软体早在2003年就已经开始提供服务了, 多年下来所累积的用户群也非常的庞大.
Skype 的功能可以同时满足个人和商业用户的基本需求. 因此也很适合一般在家里上班的环境中使用.
这个通讯APP 除了普通版之外, 以前还有一个针对公司族群而开发的商业版Skype Business, 不过这个版本目前已经合并到了适合大型企业使用的微软Micsoft Teams 上面, 对于在家的工作族群来说, 普通版的Skype应该是就已经够用了.
Skype的特色:
- 软体发展很早, 用户遍布广泛, 容易建立通讯管道
- 无论是传简讯, 线上语音或视讯会议都有不错的软体表现, 适合一对一或人数不多的群组交谈.
- 有提供即时的中英文语音和简讯翻译功能, 方便跟国外客户沟通时使用
- 能够在线上拨打电话
- 资料档案和萤幕的共享
5. Zoom
讲到线上视讯会议的软体, Zoom 可以说是广受欢迎的一个. 虽然上面提到的Slack 与Skype也都具备了网络视讯会议的功能, 不过在整体的表现上面, Zoom 似乎更是高出了一截.
如果你想要利用网络来营销产品(如自己开发的线上课程), 也很适合用Zoom在家主持线上研讨会, 除了介绍自己的产品之外, 同时也能增加与潜在客户的互动率, 来提高成交的机会.
Zoom 的主要特色 :
- 免费方案可以让你主持100人参加的HD高画质线上会议
- 付费方案最多可容纳1000人参加会议, 同时允许1万名旁听观众
- 不需要Zoom的帐号也能够直接参加视讯会议或网络研讨会
- 会议内容在云端录制备份
- 提供互动式电子白板功能, 与会人员可以在白板上共享内容并且做注记.
- 软体稳定性高, 适合常常需要做视讯会议或远端共同脑力激荡的工作团队使用.
资料管理平台
在家上班工作, 常会遇到各式各样的文件档案, 像是doc, pdf, excel 试算表, ppt简报等等, 这些资料, 除了常常需要和工作伙伴分享之外, 也有可能需要多人在线上协力完成. 这时候谷歌提供的免费云端资料存取平台Google Drive 就可以派上用场了.
6. Google Drive
这个资料管理平台结合了Office办公室应用软体, 资料协同合作介面和云端储存空间于一身, 能够有效解决居家工作时在资料创作, 分享和储存上的需求.
Google Drive在使用上没有作业系统上的限制, 微软, Android和Apple阵营的笔电及手机等行动装置都能够顺利操作. 除此之外, 用户可以获得15G免费的庞大云端储存空间, 因此是线上小团队一个很理想的协同创作和分享园地.
使用Gioogle Drive 的优点有:
- 提供类似微软Office的应用软体, 能够轻松应付一般的文书处理, 试算表和简报
- 协同合作环境, 可以多人在线上共同创作或修改同一笔资料档案. 并能有效处理版本控管, 减少许多不必要的Email往返
- 资料允许设置多种使用权限, 除了增加档案的安全性之外, 也让资料分享变得更有弹性
- 适用于多种主流的作业系统和装置
自动化工具
办公室自动化常常是提升工作效率的重要指标, 一些原本需要人力的工作项目, 可以藉由自动化应用软体来加以取代, 这些节省出来的时间, 以斜杠自由工作者的角度来看, 也就意味着能够完成更多的外包接案, 或创造出更多的交易订单.
下面两个免费的线上自动化小帮手, 可以经由简单的设定, 将日常需要花时间操作的重覆性工作, 轻易地用程式帮忙完成.
7. IFTTT
这个利用云端运行的跨平台自动化工具, 在名字上面有个顺口溜:“IF This, Then That” (如果这样子的话, 就做那个动作).
IFTTT 能够将两个不同的应用APP或装置, 经由预先安排的触发条件, 达到自动执行的目的.
大家在工作时常会用到的软硬体, 例如WordPress, 脸书, IG, Trello, Slack, Google Drive 甚至Google Nest智慧音箱等等, 都可以利用IFTTT来做自动化的资料串连应用.
比方说,
- 将WordPress部落格上面发表的新文章自动转贴到脸书上面.
- 将Trello上面已经完成的工作项目, 同步转载到Google Sheets (试算表)
- Gmail 的附加档案自动转存到Google Drive
- 将商品的Instagram照片备份到Google Drive上面.
8. Hootsuite
社群营销是经营网络事业很重要的一环, 平时需要花时间的粉丝经营, 增加网络上的声量等, 都可以利用Hootsuite 这个自动化推广工具, 帮你排程发文, 并且统计追踪与粉丝间的互动效果.
Hootsuite 算得上是目前使用最广泛的社群营销管理工具, 全球用户数超过了1500万以上, 能够同时管理包括Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, LinkedIn, Pinterest 等多个社群媒体.
Hootsuite 的主要功能有 :
- 自动贴文排程发送– 能够事先安排贴文的个别发送时间, 将内容一起同步分享到多个指定的社群帐户中.
- 将多个社群频道集中在同一个地方管理, 在内容发送和追踪上面省时省力
- 提供完善的报表, 包括分析贴文点阅率, 粉丝所在区域和分享数量等重要营销效益指标
- 有超过250种第三方开发的应用App (例如Google My Business , Slack)可供外挂使用.大幅增加服务的触角
- 提供团队多人协同管理功能(付费方案)
- 目前Hootsuite 免费方案可以允许同时操作三个媒体频道, 并且在一个月内安排30个贴文的自动发送时程.
如何增进在家斜杠的工作效率
在家上班虽然很舒适便利, 但是潜在的干扰也多, 如何避免这些不利因素, 增进在家斜杠的工作效率, 就变成了一个很重要的课题.
你可以试着在家中建立一个工作专区, 这可能是一个房间或是固定专属的小角落, 它的主要用意是让上班工作和私人居家两个领域能够清楚的区隔出来, 让自己有一个明确的工作地点, 这对于提升工作效率会有正向的助益.
此外, 理想的办公设备也是一个值得重视的地方. 好的人体工学椅, 可以站立工作的升降桌, 大尺寸的电脑萤幕等等, 都能够帮助打造出一个更健康和更有效率的在家工作环境.
总而言之, 要达到高效率的在家工作目标, 除了借助上面提到的8个APP帮忙之外, 你也应该抱持着像是在经营一个小公司一样. 确实掌控好人力和时间成本, 进而成为一个在家工作赚钱的达人.
